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【同窓会】計画から開催、会計報告まで【覚書】

この記事は小学校の同窓会の世話役であるブログ主が、同窓会の計画から開催、そして会計報告までの流れを覚書として記録したものです。

なお、ここで言う同窓会とは学校公認の組織だったものではなく、同学年の卒業生の集まりで、卒業当時5クラスなので、200名程度の規模です。(実際は消息不明の同級生も多いので、把握できている会員はその2/3程度です。)

【発足のきっかけ】

小学校の創立130周年記念式典にて、我々が6年生の時に100周年記念で埋めたタイムカプセルが開封されると言うことで30名ほどが集まり、その場で同窓会を結成しました。

【名簿の作成】

上記記念式典の参加者はその後の二次会で連絡先を紙に書き、それをブログ主が預かって、不明者を追跡するという作業が始まりました。

式典参加者以外の同級生の連絡先が分かる人から追加で情報を貰い、それ以外の同級生はブログ主が連絡先を調べたのですが、幸いにも、地元に実家が残っている同級生が多く、卒業当時の名簿を見て電話を掛けたり、簡単なチラシのようなものを作成(当方の連絡先を書いたもの)を、実家が分かる家のポストに投函したりして、連絡を待ちました。

また、当小学校の進学先は主に地元の2つの中学校で、ブログ主はそのひとつの同窓会の幹事をしていることもあり、同じ中学に進んだ同級生の連絡先は比較的容易にあつまりました。

一部の町では住所表記が当時と変わっており、新しい名簿を(今後のメンテナンスも考え、)Excelで作成しました。名簿からハガキや宛名ラベルの作成も容易で、いつでも印刷できるためです。

Excelサンプル

Dousoukai02
表示されていない項目では、他に「電話番号」、「備考欄」など。
メールアドレスは、特に携帯のアドレスがよく変わるので、メールのアドレス帳との更新が二度手間になるため、名簿では管理していない。

 

Excelの表自体は何ら複雑なものではありませんが、若干の補足をすると、クラスと男女(f/m)の欄を作っておくことで、フィルタ機能を使って絞り込んだ表を作成するときに便利です。

フィルタの設定方法および使い方を下に図示します。

■設置方法

Dousoukai03

Dousoukai04

■使い方

Dousoukai05

 

【プレ(pre-)同窓会】

取りあえずある程度の名簿ができた段階で、有志による同窓会を開きました。この時は生徒のみで、地元の駅前の居酒屋といった感じの店で開催。こういった会を催すことで、参加していなかった同級生にも口コミで“同窓会の楽しさ”が伝わったようです。

【ブログ開設】

連絡や掲示板的な使用を意図して開設。

特にココログの場合は、「マイフォト」というアルバムのような機能があり、アルバム単位にユーザ名とパスワードで保護できるので便利です。

また、他社の機能ですがメールフォームを利用することで、ブログからメールを受け取ることも可能にしました。

但し、(これは多分年代を問わず)パソコン事情は個人差があるので、あくまでも補助的なものと考えた方がいいです。

【同窓会開催までの流れ】

  1. 連絡員を中心に日取りとおおよその開催地を決定
    クラス毎に連絡員を1~2名依頼しました。
     
  2. 参加者の人数を把握するために、連絡員電話で出欠を確認して貰いつつ不足している情報を埋めて貰う
    開催日まで日があると、出欠を決めかねる人も多いのですが、場所を押さえるために、大凡の人数は掴む必要があります。
    先生方にはこの時点で連絡。
     
  3. 往復ハガキで出欠を確認→最終的な参加人数把握
    返信ハガキにはあらためて住所等の連絡先を記入してもらいました。
     
  4. 同窓会当日 詳細別途
     
  5. 会計報告 詳細別途
     

【同窓会当日】

以下、思いつくことを箇条書きします。

  • 先生方には花束と記念品、それとややジョークっぽい感謝状を贈呈。
     
  • 二回目の同窓会では、先生のお一人が退職された慰労会も兼ねていたので、メッセージが書けるようなアルバムを用意し、パーティの間に書いて貰い、のちにスナップ写真を貼って完成させたものを郵送。
     
  • 花束に関しては、2度目は出席頂けなかった先生方にも贈呈。
    ネットで注文できます。贈った花束の画像をメールに添付して依頼者に送ってくれるサービスをしているショップもある。
    ショップ: フラワーショップ ノワール
    花束の画像は後日ブログに掲載し報告。→記事『同窓会報告 第五弾(花束画像&アルバム掲載)
      
  • 当日は数名に受付を依頼。司会も幹事以外の人に依頼。
     
  • 1回目の時はパーティの小道具として、卒業アルバムを持参してくれた人が何人かいました。現在の顔と小学生の顔を結びつけるのに、やはりアルバムは必需品。
     
  • スナップ写真とクラス毎の集合写真撮影。
    これは“カメラ小僧”のブログ主が(幹事)が担当。集合写真は参加者全員に郵送、スナップ写真はインデックスプリントにして希望者に郵送。(会費とは別に諸経費500円程度徴収)
    集合写真は、デジカメ画像をネットで“焼き増し”(プリント)依頼ができるショップに注文。価格は10円/1枚程度で、銀塩方式(フィルムカメラと同じ方式)のプリントなので、耐久性がある。写真はメール便で届く。
    ショップ:フジデジタルピクチャーズ

  以下、更に思いついたら追記します。

【会計報告】

参考までに、2回目の同窓会の会計報告(Excelで作成したもの)を画像で掲載します。

Dousoukai01

  以下、更に思いついたら追記します。

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