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2015/02/18

【Excel2013】業務マニュアル・操作マニュアル作成のコツ (Ⅱ)

この記事の目的

この記事は前回の『【Excel2013】業務マニュアル・操作マニュアル作成のコツ (Ⅰ)』が既読であることを前提として、前回説明しきれなかったこと、知っていると便利なことを補足します。

(この記事は、加筆修正する可能性があります。)

 

 

 

 

1.項目番号のセルのエラー表示を消す方法

前回、A、B、C列の書式を「文字列」に設定しました。これにより、「1-1」などと入力しても文字として扱われるため、そのまま表示されるのですが、下図のよう左上角に三角が表示されエラー(警告)が表示される場合があります。

 

Manual201

 

この警告表示は印刷されないので無視してもいいのですが、画面で見たときに見苦しいので消したくなります。

右クリックメニューから「エラーを無視する」を選択してもいいのですが、この警告をいっぺんに消すには、「ファイル」タブ→「オプション」→「書式」の「バックグラウンドでエラーチェックを行う」のチェックを外します。

 

Manual202

 

2.ヘッダーやフッターでバージョン管理を行う

Manual205 ヘッダーやフッターを使用すると、余白部分にファイル名やシート名、ページ番号、総ページ数などを印刷することができます。これらはボタンをクリックだけで挿入できるほか、文字を手入力することもできます。これを使って、マニュアルのバージョンを記入しておくと管理に便利です。

上記の他、日付や時間などを指定することも出来、マニュアルではあまり必要としませんが、これにより、印刷した帳票が最新のものかどうか判断するのに便利です。

方法自体は簡単なので、下記の画面を提示するだけに留めます。

 

Manual204

 

Manual203

 

3.知っておくと便利なシートの操作

3-1 シートのコピー

Manual206

 

移動(コピー)先のブックの一覧には、下記が表示されています。クリックして選択します。

  • 新しいブック ・・・ シートをコピーして新規ブックを作成する
  • コピー元のブック名
  • 同時に開いている他のブック名

「コピーを作成する」にチェックを入れないと元のシートが移動してしまうので注意して下さい。

 

3-2 複数シートの選択

余白やヘッダー・フッター等の「ページ設定」など、 ート全体に対する設定を、複数のシートに対して同時に行いたいときは、設定を変更したいシートを全て選択してから行います。

 

Manual207

 

②でShiftを押しながらクリックしていますが、たとえば右から一つ目と3つめ、4つめだけ、のように個別に選択したい場合、Ctrlを押しながら選択したいシートをクリックします。

 

4.シート全体を固定値で縮小(ex. 85%など)する方法/入力したセルや貼り付けた画像などが1枚に納まるように縮小する方法

「ページ設定」の「ページ」タブで行います。

 

Manual208

 

 

4-1 シート全体を固定値で縮小(ex. 85%など)する方法

「拡大/縮小」のパーセント値を変更します。

 

4-2 入力したセルや貼り付けた画像などが1枚に納まるように縮小する方法

「次のページ数に合わせて印刷」蘭で「横」を「1」にして、「縦」は適当な大きな数字を入力します。

但し、この方法で縮小(または拡大)すると、どのような倍率になるか分からず、シート毎に文字の大きさなどが変わってしまうので、マニュアルにはおすすめしません。

 

5.作業中によく使う図形プロパティを規定の値にする

Excel2013では図形の規定値は薄い水色の線・塗り潰しです。これを「塗りつぶしなし」に変えたり線の太さや色を変え、この設定を何度も使う場合は「規定の図形に設定」しておくと便利です。線の場合は「規定の線に設定」です。

 

Manual209

 

 

6.操作画面のスクリーンショットを貼る

Excel2013には他のウィンドウのスクリーンショットを挿入するボタンがあります。〔→【Excel2013】画面のスクリーンショットを簡単に挿入する

個人的には、トリミングするなら、ペイント(Windows付属のソフト)に貼り付けてからそこで切り取って貼り付ける方が簡単だと思いますが、その場合、シートのトップに張り付いてしまうので、この裏技?を使います。〔→Excelでマニュアルを作るときの裏技

6-1. マウスポインター込みのスクリーンショットを撮る

【PC/Windows】マニュアル製作テクニック/「拡大鏡」を利用してマウスポインター込みのスクリーンショットを撮る

その他、思いついたことがあれば追記します。

 

 

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