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2014/08/13

【Excel2013】印刷するページを指定して印刷する/印刷の初歩

ExcelはWordのように、印刷時に“○ページと○ページのみ印刷”といった指定はできません。(“○ページから○ページまで印刷”という指定は可能 下図参照)

Excel2013_print_page

しかし、シート上で印刷範囲を複数箇所設定してから印刷指示を行うことで、“ページを指定して印刷”と同じことができます。

最初に印刷範囲を複数指定する方法を説明してから、具体的な例でページを指定して印刷する方法を説明ます。(Excel2013を使用していますが、他のバージョンでもメニュー体系が異なるだけで基本的には同じです。)

離れた複数の箇所を印刷範囲として設定する

Excel_p01 図-1

Excelでは印刷プレビューを行うと、記入されたセルが全て納まるよう、自動的に印刷範囲を設定してくれますが、自分で印刷範囲を設定することもできます。

 

図-1を補足すると、

  1. 起点となるセル(この例ではA1)をクリック。
  2. Ctrlキーを押して、(押したまま)終点となるセル(F10)までドラッグ(マウスを押しながら移動)すると、その範囲がグレーになって選択される。【→最初の選択範囲確定】
  3. ここで一旦、Ctrlキーから指を外す。
  4. 次の選択範囲を指定するために、再びCtrlキーを押す。
  5. Ctrlキーを押しつつ起点(H20)から終点(K25)までドラッグ。【→2つめの選択範囲確定】

このあと、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」で「印刷範囲の設定」を選択(図-2)すると、選択した箇所のみが印刷範囲となります。

Excel_p02 図-2

 

1.Excel印刷の初歩:Excelの「ページ」とは?

具体的な例を説明するに当たって、Excelの印刷の基本的な説明を行います。

Excelでは、Word等と違い、最初から1ページの範囲が決まっているわけではありません。別の言い方をすれば、決められた大きさのページに納まるように表などを作るのではなく、まず、作りたい表を作って、後からどのように印刷するか(印刷範囲の設定や改ページ位置の設定)を考えればいいのです。

2.Excel印刷の初歩:改ページ位置の確認

Excelは「改ページプレビュー」や「印刷プレビュー」をしたときに、とりあえず、記入されているセルが全て納まるように印刷範囲を自動設定してくれます。そして、最初は100%のサイズで印刷しようと、1ページに納まらない場合は自動的に改ページを行います。

まずは、どのように印刷されるのか確認してましょう。

2.Excel印刷の初歩:ページ設定

下の図(図-3)は“横を1ページに収める方法”“任意の位置で改ページを行う方法”を説明したものです。

左側の画像は「改ページプレビュー」をしたところですが、右側や下のグレーの部分は何も記入されていないか画像などがないので、印刷範囲から除外されていることを示します。

また、青い実線や破線(点線)が表示されていますが、実線は印刷範囲の境界、破線は自動的に挿入された改ページ位置です。(手動で改ページ線を挿入した場合は実線で表示されます。/図-4)

Excel2013_p01 図-3
(クリックして表示される画像が大きすぎて全てが見えない場合は、画像の上で右クリックして表示されるメニューから別ウィンドウや別タブで表示してください。)

手動で改ページを挿入すると、下のように表示されます。(図-4)

Excel2013_p02 図-4

ここでは3ページに分割されるよう、改ページ位置を設定しました。

3.Excel印刷の初歩:1ページと3ページのみ印刷する

『離れた複数の箇所を印刷範囲として設定する』で説明した方法(Ctrlキーを押しながら範囲設定をする)で、1ページ目と3ページ目の部分のみ印刷範囲とします。

Excel2013_p03 図-5

図-5は1ページ目と2ページ目にあたる部分を選択した状態なので、グレーに表示されています。(左)この状態で印刷範囲の設定を行います。(右)

これにより、2ページ目が印刷範囲より除外されてグレーに表示されます。(図-6)

1ページ目と3ページ目はまだ選択をしたままなのでグレーの背景で表示されていますが。適当なセルをクリックすると白い背景になります。

Excel2013_p04 図-6

 

行を挿入しても大丈夫

上の状態で、例えば1ページ目の表に行を挿入しても、印刷範囲は自動的に広がってくれます。下図-7はその例を示しています。

Excel2013_p05 図-7

14行目辺りに5行ほど行を挿入しましたが、印刷範囲もそれに応じて広がり、表全体が選択されています。もっと多くの行を挿入した場合、1ページ目が自動改ページされ、2ページに分かれる可能性があります。

 

 

 

追記

Excelのテクニックとは関係ありませんが、プリンタ自体に、印刷指示をして印刷プレビューを表示した時に、“このページは印刷しない”という指定ができるものがあります。

現在使用しているCanonのプリンタにはこの機能はないのですが、その前に使用していたEpsonのプリンタではできました。あまり、こういう機能はアピールされないので、パンフレットなどに記載されてはないようですが、なくなって分かった“意外と便利な機能”でした。

 

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