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2011/02/16

Excelでマニュアルを作るときの裏技

と言うほどのものでもないのですが...

アプリケーションの操作マニュアルをExcelで作るってこと、よくありますよね。

画像を貼るとき、スクリーンショット(※)をそのまま貼るときは、クリックしたセルの位置で張り付くのに、ペイントで画像の一部を切り取ったものを貼り付けようとすると、一番上の行に張り付いてしまう。

そういうときは、「ウィンドウ枠の固定」を使って、一行目を見出し行のような感じで常に表示しておくと、わざわざシートの先頭まで戻らなくても、張り付いた画像が見えているので、移動が簡単です。

Excelでマニュアルを作る

上の図で、「ドラッグして貼り付けたい位置まで移動させればよい」と書いてあり、例では98行目が見えていますが、97行分ドラッグするのではありません。画像をちょっと下にドラッグするだけで98行目に移動できるのです。

 

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【追記】2015年2月

この記事はもともとこれだけの内容でしたが、「Excelでマニュアルを作る」といったようなキーワードでのアクセスが結構多く、その後、追記を繰り返してきました。

追加したのは、

  • 操作画面などのスクリーンショットの撮り方
  • ページの調整方法

ですが、テンプレートや雛形を求めて検索されることも多いので、新たに、テンプレートを作成するコツを記事にしました。(→『【Excel2013】業務マニュアル・操作マニュアル作成のコツ (Ⅰ)』)

下のようなテンプレートを例に説明しています。

Manual102


以下は以前のままです。

操作画面などのスクリーンショット:

ウィンドウ(アクティブウィンドウ)のスクリーンショットを撮る方法は、『画面のスクリーンショットを撮る/Picasa3.9で編集する』をご覧下さい。

【Excel2013】では直接、画面のスクリーンショットを切り取って貼り付けることができます。方法はこちら→『【Excel2013】画面のスクリーンショットを簡単に挿入する

 

ページの調整:

ブログ主は仕事でアプリケーション(ソフト)の操作マニュアルを作成することが多かったのですが、画面(アクティブウィンドウ)やダイアログボックス(操作の途中で表示される小ウインドウ)のスクリーンショットを貼り付けた後、一度、後述する「印刷プレビュー」でページ調整して画像の左側が切れないように横幅を決定してから、以降は「表示」を「改ページ プレビュー」モードで編集していました。

横が切れないようにページ調整する(=横を1ページに収めるように設定する)と、自動的に「拡大/縮小」率が決定しますが、85%くらいを目安にするといいかと思います。

【2014/08/29追記】下にも追記していますが、Excelのページ設定に関し、別の記事をupしています。→『【Excel2013】印刷するページを指定して印刷する/印刷の初歩』 

 

■Excelのページ調整

ExcelはWordと違って画像の扱いが簡単なので、画面のスクリーンショットなどを貼り付けたマニュアル作りに適しています。ファイルのまま配布する場合でも、Excelならたいていの人が開けることも多いはずです。

下はサンプルですが、マークで示したオートシェイプを使えば、画像の一部を○などで囲んだり、吹き出しや矢印(画像と画像を繋ぐコネクションが便利です)を追加することもできます。

印刷して渡す必要がある場合は、「印刷プレビュー」(メニューアイコンのマークしたアイコン)で確認しましょう。

Excelでマニュアルを作る

印刷プレビューをしたところです。余白を調整する場合は、「余白」ボタンを押します。

Excelでマニュアルを作る

表示された余白の位置をドラッグで変更することができます。さらに細かい設定をする場合は「設定」ボタンを押します。

Excelでマニュアルを作る

Excelに慣れていない人が戸惑うのは、ページの概念がWordと違うことではないでしょうか。Excelではどの範囲を1ページに収めるかというのは、自分で設定できます。

一番簡単なのは、「ページ設定」ダイアログボックスの「ページ」タブで「次のページ数に合わせて印刷」を選択し、横を「1」にし、縦に適当な大きな数字を入力しておくことです。

これにより、取りあえず横が1ページに納まるように、自動的に縮小されます。

Excelでマニュアルを作る

その他、「余白」タブで「水平」にチェックを入れておくといいでしょう。左右均等な位置になるよう調整されます。

キャプチャして貼り付けた画像が大きすぎる場合は図をダブルクリックして表示される「図の書式設定」プロパティの「サイズ」タブにある「倍率」で適宜縮小します。(下は別の画像ですが、参考まで)

Excel006

 

何ページにもわたるマニュアルを作成すると、Wordのような任意の場所での「改ページ」をしたくなります。その場合は「改ページプレビュー」で改ページの位置を確認しながら修正します。

Excelでマニュアルを作る

上の画像で、「便利なキー一覧」という文言の上にある青い線が改ページ線です。改ページが中途半端なところにあって修正したい、と言う場合は、この線をドラッグで上下に移動させます。

また、改ページ線を挿入する場合は、挿入したい行を選択(行番号をクリックして行全体を選択)し、右クリックして表示されるメニューから、「改ページの挿入」を選択します。選択していた行とその上の行の間に改ページが挿入されます。

マニュアルの内容を修正している内に改ページ位置も弄りたくなりますが、個人的には改ページの調整は最初は行わず、内容が固まったあと、微調整という感じでまとめて行った方が効率的だと思います。

【更に追記】

よく、予めセル幅を全て狭めて正方形のマス目状にしてからドキュメントを作成する方もいますが、ブログ主はあまり必要性を感じません。ただ、操作手順などに番号を振るのに、例えば「1、1-1、1-2...2...」などとするのに、A、Bセルくらいだけ狭めることはあります。(アプリケーションの操作マニュアルでは、画面の上にテキストボックスで説明を書くことの方が多いので。下図参照)

Excel_manual06

 

■Excelのオートシェイプを使って簡単なイラストを描く

マニュアルにスクリーンショットや既存の画像だけでなく、ちょっとしたイラストを添えたいとき、オートシェイプを使用して自分で描くという方法もあります。

下はブログ主がExcelのオートシェイプやワードアートなどで描いたイラストです。

ティーコジー(ティーコゼー/ポットカバー/tea cozy)

Excelでドアラ

オートシェイプやワードアートでのイラストに関しては、ブログ記事『Excelでお絵かき』で紹介しています。

■Excel ・・・ こんな利用法も

マニュアルは一般的に他者に操作方法などを説明するために作りますが、Excelに画面のスクリーンショットなどを簡単に貼り付けられるということを利用して、ブログ主はメモ代わりに使うことがあります。

例えば、

  • Web上でユーザ登録などを行う場合やパソコンの設定を変更する場合、記録のためにその過程をスクリーンショットしてExcelにペタペタ貼っておく。
  • 複数のWebサイトなどの情報(※)を切り貼りして、個人的なスクラップブック代わりに使う。

etc.

※Excelでは特定のサイトへのハイパーリンクも貼ることができます。以下、簡単に方法を説明します。

1. 適当なセルを選択(クリック)して、更に右クリックし、表示されるメニューから「ハイパーリンク」を選択。

Excel_manual01_2

2. 「ハイパーリンクの挿入」ダイアログボックスが表示されるので、「ファイル、Webページ」を選択しアドレスにそのURLを貼り付ける。(URLのコピーはCtrl+C、貼り付けはCtrl+V) OKボタンで保存。

Excel_manual02

3.リンクが貼られる。

Excel_manual03

関連するテクニックとして、Webサイトのページで下に長くて通常のスクリーンショットでは全体をコピーできないような場合、まるまるスクリーンショットを画像として取得する方法をご紹介します。

ブログ主が使用しているのは「Pharmacy」というフリーソフト(無料のソフト)ですが、これを使うと、例えば下のような画像を保存できます。

Capture_nhk_historia

画像は個人的に保存している、ある番組サイトのキャプチャですが、上に貼り付けたのはオリジナルをかなり縮小してあります。実際は横幅はブラウザの幅なので、2画面半くらいの長さのページをまるまるキャプチャできました。

こういったフリーソフトは探せば他にもたくさんあるかと思います。


 


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